Tin tức

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Công ty nước ngoài có nhu cầu tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam cần thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam Công ty Luật Việt An tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

 Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

 Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

  1. Là thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
  2. Đã hoạt động không trên 01 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.
  3. Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

  1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty (thương nhân) nước ngoài thành lập xác nhận;
  3. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và các hoạt động thực sự của (thương nhân) công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  4. Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với công ty nước ngoài là các tổ chức kinh tế., (Bizfile đối với thương nhân Singapore);
  5. Bản sao hộ chiếu hoặc CMND của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  6. Hợp đồng thuê trụ sở đặt văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Các tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận. Việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam sẽ do Luật Việt An thực hiện.

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

  1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
  2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
  5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp về những nội dung sau đây:

  1. a) Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
  2. b) Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
  3. c) Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
  4. d) Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh, cơ quan cấp Giấy phép;

đ) Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở Thương mại về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.

Hồ sơ thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm:

– Giấy thông báo hoạt động theo mẫu (02 bản tiếng Việt)

– Giấy biên nhận của cơ quan báo viết hoặc báo điện tử về việc nhận đăng thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện hoặc các giấy tờ khác chứng minh việc đã đăng báo;

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký mẫu dẫu của Văn phòng đại diện do cơ quan công an cấp;

– Bản sao giấy đăng ký mở tài khoản của Văn phòng đại diện tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam;  

– Bản sao các tài liệu bao gồm: Hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch của lao động làm việc tại Văn phòng đại diện.

 Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

  1. Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
  2. Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
  3. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
  4. Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
  5. Văn phòng đại diện phải làm báo cáo hoạt động hàng năm (theo mẫu) gửi và có xác nhận của Sở Công thương;
  6. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  7. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  8. Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  9. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

  1. Giấy phép hoạt động;
  2. Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
  3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của NNT.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của PGN

  • Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  • Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
  • Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  • Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  • Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.